为进一步规范我校研究生校外租房申请程序，加强校外 租房学生管理，切实保障学生人身与财产安全，现就有关事 项通知如下：

一、总体工作原则

严格审批因特殊原因需在校外租房的研究生，全面掌握 研究生校外租房的详细情况，做到信息清晰、情况明确、数 据准确，切实加强研究生校外租房管理，杜绝管理盲区。

二、具体工作要求

（一）校外租房范围认定。校外租房包括自行租房、与亲 友合住、 自购住房等情形。依据《衡阳师范学院学生住宿管 理规定》，学校原则上不允许研究生校外租房，确有特殊原 因者须按程序审批。

（二）特殊情况严格审批。因科研合作单位安排、已婚已 育、身心健康等特殊原因确需校外租房的研究生，须如实说 明情况，明确可能带来的风险及个人应承担的责任，并严格 履行审批程序。

（三）规范申报审批流程。校外租房申报审批流程如下：

1.学生申请。学生向所在培养单位提交书面申请，内容 应包括个人基本信息、租房原因、租房地址、租住期限，并 附上校外租房期间安全责任自负承诺书。因身体健康原因申 请的，须提供医院出具的相关证明。

2.家长或配偶知情同意。学生家长（或配偶）须签署《衡阳师范学院研究生校外租房安全责任书》 （附件 1）， 内容 包括学生及家长（配偶）基本信息、联系方式、 已知晓校外 租房风险并承诺自负安全责任等内容。

3.导师及辅导员审核。导师和辅导员应核实学生租房事 由，并与学生及其家长（配偶）充分沟通后，指导学生填写 《衡阳师范学院研究生校外租房申请审批表》（附件2）。

4.研究生院备案。审批通过后，各单位须填写《衡阳师 范学院研究生校外租房信息统计表》 （附件 3），报送研究 生院学生管理科备案。

（四）全面摸排整改。各学院应即刻组织开展研究生校外 租房情况排查，对符合条件但未规范办理手续的，须按本通 知要求补办审批程序。

（五）规定时间统一办理。每学期开学前2 周内集中受理 校外租房申请，学期中原则上不再新增（因身体健康等特殊 原因除外）。每次申请租住期限一般不超过一学期，期满须 重新申请。

（六）全面掌握学生情况。导师和辅导员应准确掌握学生 校外租房事由、详细住址、本人及紧急联系人方式，督促学 生每日行动可追溯，并执行每周平安报告制度。各单位应健 全信息监测与家校（单位）联动机制，提升应急处理能力， 确保突发事件及时响应、妥善处置。

三、落实主体责任